Beschaffungsprozesse optimieren

Wurde Beschaffungsprozessen lange Zeit wenig Aufmerksamkeit geschenkt, weil sie mehr oder weniger nebenbei liefen, rückten sie in der jüngeren Vergangenheit verstärkt in den Fokus. Denn viele Unternehmen hatten mit Beschaffungskrisen zu kämpfen: Bestimmte Materialien waren – und sind – schwer zu beschaffen. Zudem steigt die Erwartungshaltung im Bereich Nachhaltigkeit und Qualität. Für eine Optimierung der Beschaffungsprozesse ist aktuell der richtige Zeitpunkt.

Beschaffungsmanagement als Teil der Unternehmensstrategie

Von Beschaffung ist immer dann die Rede, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von Dritten, von anderen Unternehmen, Dienstleistern oder Lieferanten bezieht, um seine eigenen Produkte und Dienstleistungen auf den Weg bringen zu können. Im Rahmen der Beschaffung muss darauf geachtet werden, dass die eingekauften Waren und Ressourcen von hoher Qualität sind und gleichzeitig das Budget nicht sprengen – vor allem in Zeiten von hoher Inflation.

In Zeiten rasant steigender Preise müssen Unternehmen auf allen Ebenen ganz besonders auf Möglichkeiten für Einsparungen achten. Das betrifft auch Beschaffung und Beschaffungsmanagement – eine große Herausforderung, wenn zugleich Lieferengpässe an der Tagesordnung sind.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Beschaffungsmanager Anbieter und Lieferanten so auswählen, dass diese am besten zum Unternehmen, dessen besonderen Anforderungen, Werten und Maßstäben passen. Folglich müssen die Verantwortlichen Vereinbarungen mit den richtigen Lieferanten zu den besten Preisen treffen, um die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.

Damit ist das Beschaffungsmanagement ein wichtiger Faktor der Unternehmensstrategie. Es ist für das Funktionieren und das Wachstum eines Unternehmens von zentraler Rolle und für viele Unternehmen und Branchen überlebenswichtig. 

Ein Blick auf Optimierungsmöglichkeiten von Beschaffungsprozessen lohnt sich daher zu jeder Zeit – vor allem jedoch in Krisenzeiten. Viele Unternehmen verfügen bereits über Tools und Anwendungen für ein solides E-Procurement-System, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ob ein solches System bereits länger im Einsatz ist oder ob es gerade erst eingeführt wurde: Es lohnt sich in den meisten Fällen, die Programme zu optimieren, um auch eine Digitalisierung und Automatisierung der Beschaffungsprozesse voranzubringen.

Dabei sollten alle Schritte des Beschaffungsprozesses auf Optimierungsmöglichkeiten geprüft werden. Zu den wichtigsten Schritten im Beschaffungsprozess gehören:

• Bedarfsermittlung
• Bestandskontrolle
• Budgetfreigabe
• Auswahl der Lieferanten
• Bestellung 
• Überwachung der Bestellung
• Wareneingang
• Zahlungsabwicklung

Beschaffungsmanagement und Buchhaltung

In engem Zusammenhang damit – vor allem den letzten Schritt betreffend – steht auch die Digitalisierung der Buchhaltung durch entsprechende Tools. Denn Beschaffung und Buchhaltung sind miteinander verzahnt. Sobald eine Rechnung vonseiten der Lieferanten vorliegt, muss diese durch die Buchhaltung geprüft und erfasst werden. Dabei ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, dass Bestellung, Lieferschein und Rechnung in Hinblick auf die gelisteten Lieferungen und die Preise deckungsgleich sind. Gibt es keine Unstimmigkeiten, kann die Rechnung gebucht werden. Per Zahlungsermächtigung kann der zu zahlende Betrag anschließend eigenständig von der Beschaffung beglichen werden.

Marktforschung ist unerlässlich

Ob mit digitaler Unterstützung oder ohne: Eine sorgfältige Prüfung der Marktlage ist wesentlicher Bestandteil eines optimierten Beschaffungsmanagements. Beschaffungsmanager müssen Marktforschung betreiben, um die Lieferzeiten für Produkte, die Leistungen von Anbietern oder Lieferanten, Engpässe in der Lieferkette und ähnliche Faktoren einzuschätzen und zu verstehen.

Eine gründliche Marktforschung liefert auch die Art von Informationen, die zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses eingesetzt werden können. In diesem Sinne ist es wichtig, sich zu Beginn ein umfassendes Bild davon zu machen, was einzelne Lieferanten im Detail tun, wie genau die Bestellungen ausgeführt werden und wie zuverlässig die verschiedenen Kanäle sind. So können Strategien zur Risikobewertung entwickelt werden, damit für jede potenzielle Herausforderung oder jedes mögliche Hindernis bereits im Vorhinein eine Lösung gefunden werden kann.

Ideen zur Optimierung der Beschaffung

Lange Wege und Wartezeiten stehen Beschaffungsteams bei Optimierungsprozessen am häufigsten im Wege. Dabei gehen Verzögerungen auf Kosten der Produktivität eines Unternehmens. Wichtiger Bestandteil der Optimierung von Beschaffungsprozessen ist damit, sicherzustellen, dass die Dinge schneller vorankommen.

Mitarbeiter befähigen

Je mehr Bürokratie an einem Arbeitsplatz herrscht, desto weniger flexibel und agil kann gearbeitet werden und desto umständlicher ist es, selbst die einfachsten Dinge zu erledigen. In diesem Sinne sollte bedacht werden, dass es nicht sinnvoll ist, wenn alle Anschaffungen von der Finanzabteilung genehmigt werden müssen. Bei teuren Anschaffungen wie neuen Arbeitsgeräten und Maschinen ist das wichtig. Doch Büromaterial könnte beispielsweise im Rahmen eines bestimmten Budgets auf eigene Faust von den Mitarbeitern eingekauft werden.

Prozess formalisieren

Eigentlich ist es ein naheliegender Punkt, doch tatsächlich verfügen Unternehmen häufig nicht über einen formalen Beschaffungsprozess. Dies kann zu Verwirrung darüber führen, wer für was zuständig ist, wenn ein Bedarf entsteht. Formalisierte Prozesse erleichtern Problemmeldungen und das Stellen von Anfragen.

Technologien nutzen

Eine der besten Möglichkeiten, um Beschaffungsprozesse zu formalisieren, zu vereinfachen und zu beschleunigen, ist die Digitalisierung des gesamten Prozesses. Jeder Vorgang, der online abgewickelt werden kann, vereinfacht den Prozess der Einreichung von Informationen und der Genehmigung und dient der Zentralisierung des Beschaffungsmanagements – einschließlich der Beschaffung und des Vergleichs von Lieferungen. Dabei bringt vor allem der Einsatz von Tools, die auf E-Sourcing-, E-Vergabe- und E-Informing-Verfahren spezialisiert sind, auch für private Unternehmen zahlreiche Vorteile, auch wenn diese meist noch mit Beschaffungsprozessen öffentlicher Auftraggeber in Zusammenhang gebracht werden.