Are you currently planning your next (sales) promotions and are not yet sure how your logistics can handle this challenge? Regardless of whether you already have experience in this area yourself or are considering outsourcing your campaign logistics for the first time: We have summarized the essential points for you to consider on the topic of campaign logistics. This will help you decide whether you want to handle logistics with the help of an external provider, or whether your internal setup is still sufficient for the upcoming promotion.
Table of contents:
What is campaign logistics?
Unter campaign logistics versteht man das Management zeitlich begrenzter Aktionen. Darunter fallen saisonale Sonderangebote, Restposten oder auch Sonderangebote aus dem aktuellen Angebot. Da bei solchen Aktionen oftmals wesentlich höhere Volumina in kurzer Zeit gehandhabt werden als im Tagesgeschäft, sollten Sie den Ablauf separat analysieren und individuell planen.
- Goods receipt: How are the specific items delivered? On pallets, mesh boxes, in containers or similar?
- Data acquisition: Is it associated with personnel effort to record the products into the WMS?
- Picking: How do the items need to be handled? Do they have special sizes, are they fragile, or will they be split into individual shipments? How many picks per order are necessary?
- Additional services: For example, are flyers with discount codes enclosed with the packages?
- (Express-)Shipping: How fast must the products arrive and can a timely delivery be guaranteed?
In most cases, these promotions are also advertised. This is mainly done digitally, but there may also be cardboard displays, posters on advertising pillars, or coupons in high-reach daily newspapers. This aspect is also usually taken care of by the campaign logistics department.
Example case
Your online store has a cooperation with a local supermarket chain - specifically, you want your Advent calendars to be presented and sold on displays are presented and sold in stores. This allows you to bring new products to your customers in the sample format and compare sales trends after the promotion..
The logistics process of promotion logistics starts immediately at goods receipt, as soon as your goods reach the warehouse. Compared to standard articles, the packaging of promotional articles requires more effort. Here, the Advent calendar must first be assembled, then filled with sweets and resealed. The individual pieces are then shrink-wrapped in plastic film and labels are attached. Each package is also equipped with an advent calendar, a display, a plastic stand and assembly instructions. In the next step, the packages are equipped with flyers, postcards and special gift packaging. Last but not least, your advent calendars need to be shipped.
Of course, these additional services entail increased personnel expenses and additional time investment. But why is this effort worthwhile in promotion logistics?
What is the added value of campaign logistics?
✔ Promotional logistics can be used to increase customer loyalty. zu steigern. Liefern Sie Ihren Kunden ein einmaliges Verkaufserlebnis und lassen Sie Ihre Produkte durch eine raffinierte Präsentation und eine ausgefallene Marketing-Kampagne aus der Menge herausstechen. So bauen Sie Ihren Kundenstamm effektiv aus und erhöhen die Chance, wiederkehrende Kunden für sich zu gewinnen.
✔ Aktionen haben einen entscheidenden Impact auf Ihren Marketing-Mix. Hat Ihre Werbeaktion das Potenzial, im Internet viral zu gehen, werden Sie mit mehr impressions and clicks on your website. Example: BVG x Adidas – Der Launch eines Sportschuhs, der gleichzeitig als Jahresticket der BVG galt, erzielte 10,6 Milliarden Impressionen und einen Medien-Äquivalenzwert von 17,2 Millionen Euro.
✔ Aktionen sind generell mit einer increase in sales. Therefore, give sufficient thought to your budget and set realistic sales targets in advance.
The challenge of campaign logistics: internal vs. external solution
Internal campaign logistics
The biggest challenge in setting up campaign logistics internally is not only the concept development but also the operational implementation. When it comes to packaging, warehouse staff have to work on a piecework basis under time pressure - several thousand products within a few days are not uncommon. A quantity that can rarely be reliably handled so easily with the company's own capacities. Moreover, promotion logistics also means additional work steps compared to the usual day-to-day business, for example, through elaborate packaging to match your promotion. This can quickly overwhelm your internal setup, especially in terms of increased staffing requirements, training / education of employees and technical requirements for data collection of the respective promotion.
Conclusion: Put cost efficiency first. If your own capacity is dictating or slowing down the action, it's time to think about an alternative logistics setup. Operational hurdles should not stand in the way of your action.
External campaign logistics
✔ Expertise: Das geschulte Personal bringt bereits viel Know-how in der Aktionslogistik mit. Dadurch kann das Konzept schnell und kosteneffizient in die Tat umgesetzt werden. Dank der langjährigen Erfahrung kann Sie ein externer Dienstleister auch bezüglich der Umsetzung des Konzepts beraten und Ihnen Verbesserungsmöglichkeiten in der Konfektionierung vorschlagen.
✔ Scalability & cost savings: Externe Dienstleister überzeugen mit ausreichender Kapazität – auch für große Volumina. Dies ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen durch attraktive Konditionen. Darüber hinaus können externe Dienstleister bei kurzfristigen Kapazitätsspitzen oder unerwarteten Personalausfällen schnell Abhilfe schaffen und Verzögerungen ausschließen.
✔ Existing resources: Sie müssen nicht in eine kostspielige IT-Struktur investieren, da gängige Systeme bei externen Dienstleistern bereits vorhanden sind. Mithilfe eines personalisierten dashboard können Sie alle relevanten KPIs tracken und den Erfolg Ihrer Kampagne messen. Es ermöglicht Ihnen Ihr Inventar sowie Bestellungen und Retouren ganz einfach über ein zentrales Portal zu managen und in Echtzeit zu verfolgen.
✔ Structured work: Das ist vor allem wichtig, wenn ad hoc hohe Volumina gefordert sind und viele Bestellungen das Lager in einem kurzen Zeitraum erreichen. Bei wiederkehrenden saisonalen Aktionen muss die erforderliche Aktionslogistik meist nur einmal initial aufgesetzt werden – profitieren Sie hier von den Ressourcen und der Erfahrung Ihres externen Partners.
✔ Kundenzufriedenheit: Die Erfahrung eines externen Dienstleisters gewährleistet, dass Bestellungen sicher und pünktlich bei Ihren Kunden eintreffen. Sollte die gelieferte Ware den Erwartungen Ihrer Kunden dennoch nicht entsprechen oder aufgrund Ihres überzeugenden Angebots ein ungewollter Impulsivkauf gewesen sein, ist ein gutes Retourenmanagement essenziell, um Ihre Kund*innen dennoch von sich zu überzeugen. Über ein customer portal haben Ihre Kund*innen die Möglichkeit, ihre Lieferung zu verfolgen und Rücksendungen mühelos abwickeln. Eine Win-win-Situation – Ihre Kund*innen sind zufrieden und Sie profitieren von einer Reduzierung des manuellen Aufwands im Kundenservice.
Conclusion
Campaign logistics means more effort than everyday business - but offers considerable potential. Internally, promotions are often difficult to manage without considerable time and additional personnel. It is therefore advisable to outsource the processes to experienced external service providers who have extensive expertise in campaign logistics. Ideally, these logistics providers have already carried out comparable projects efficiently and cost-effectively. It is therefore worth taking a look in advance at the case studies or press releases of your preferred provider.
When it comes to finding a logistics partner for your next customized sales promotion, Warehousing1 is your perfect contact. Thanks to our extensive partner network, we offer maximum flexibility for your promotion logistics.Our account managers will personally take care of finding the right logistics provider for your promotions. So nothing stands in the way of carrying out your next promotion logistics. Contact us today for your personal initial consultation, we look forward to hearing from you!
English 
German